Zasady rozliczania wydatków

Zasady rozliczania wydatków

 

1. Złożenie zapotrzebowania w odpowiednim terminie

Zapotrzebowanie podpisuje:

  • Wnioskodawca
  • Dysponent środków (czyli kierownik danego projektu), Wnioskodawca może być jednocześnie Dysponentem środków, wtedy podpisuje się dwukrotnie

Na zapotrzebowaniu należy określić źródło finansowania zakupu. Dział Nauki potwierdza dostępność środków. 

W przypadku tłumaczenia/ korekty tłumaczenia zapotrzebowanie opiniuje Dziekan.

2. Określenie trybu realizacji zapotrzebowania

Dział Zamówień Publicznych określa tryb realizacji zakupu, np.:

Od trybu zależy czas realizacji zapotrzebowania. Przetargi na niektóre materiały są dokonywane tylko dwa razy w roku. Informacja o terminie składania zapotrzebowań na tonery, sprzęt komputerowy czy elektryczny jest przesyłana mailowo.

Szczegóły dokonywania zakupów ze środków publicznych określa Regulamin.

3. Faktura (lub rachunek) wystawiona na Uniwersytet Kazimierza Wielkiego (NIP: 5542647568)

Faktura musi być opisana na odwrocie (np. ksero materiałów potrzebne do realizacji badań w ramach projektu...") przez kierownika projektu, przez niego podpisana i dostarczona do Działu Nauki.

Dowód „OT” – dokument przyjęcia środka trwałego na stan majątku Uniwersytetu jest wystawiany w trzech egzemplarzach przez pracownika prowadzącego ewidencję środka trwałego, akceptowany przez kierownika odpowiedzialnego za dane pole spisowe oraz pracownika użytkującego dany środek trwały:

  • oryginał jest podłączony pod fakturę i przekazany do Działu Księgowości,
  • pierwsza kopia jest przekazywana do Zespołu Samodzielnych Stanowisk ds. Ewidencji Majątku i Inwentaryzacji,
  • druga kopia pozostaje w dokumentacji pracownika prowadzącego ewidencję środków trwałych

https://www.ukw.edu.pl/akty-prawne/plik/546/Nr_21_2008_2009_obieg_dokumentow.pdf

 

DZIAŁ ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Sekcja Zaopatrzenia