Zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. 2022 poz. 2189) za wypadek przy pracy uważa się nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną powodujące uraz lub śmierć, które nastąpiło w związku z pracą: 

• podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika zwykłych czynności lub poleceń przełożonych;
• podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika czynności na rzecz pracodawcy, nawet bez polecenia;
• w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy w drodze między siedzibą pracodawcy a miejscem wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy. 

Aby dane zdarzenie uznać za wypadek przy pracy cztery elementy muszą wystąpić jednocześnie :

• nagłość zdarzenia,
• przyczyna zewnętrzna,
• związek z pracą,
• skutek zdarzenia w postaci urazu lub śmierci.

Pracownik, który jest ofiarą wypadku (o ile jest w stanie) lub jest świadkiem wypadku przy pracy, powinien niezwłocznie zgłosić ten fakt pracodawcy.

W praktyce oznacza to często zgłoszenie wypadku bezpośredniemu przełożonemu.

Każda osoba, która jest świadkiem wypadku (w pracy lub poza nią) ma obowiązek udzielenia pomocy osobie w stanie zagrożenia życia lub zdrowia, o ile nie naraża to siebie lub innych na niebezpieczeństwo. To obowiązek prawny, który nakładają przede wszystkim art. 162 §1 Kodeksu Karnego i Ustawa o Państwowym Ratownictwie Medycznym.

Kroki, jakie musi podjąć pracodawca, gdy pracownik ulegnie wypadkowi:

• udzielenie pierwszej pomocy poszkodowanemu oraz podjęcie działań eliminujących ryzyko (np. wyłączenie maszyn, odcięcie energii elektrycznej),
• zabezpieczenie miejsca wypadku do czasu ustalenia okoliczności zdarzenia,
• zawiadomienie o wypadku przy pracy okręgowego inspektora pracy i innych organów (np. prokuratora),
• powołanie zespołu powypadkowego,
• ustalenie okoliczności i przyczyn zdarzenia (między innymi: oględziny miejsca, sprawdzenie stanu technicznego maszyn, zbadanie warunków wykonywania czynności służbowych, w razie potrzeby wykonanie zdjęć, nagrań, szkiców, wysłuchanie wyjaśnień poszkodowanego i zebranie relacji świadków, zasięgnięcie opinii specjalistów, np. lekarza, dokonanie prawnej kwalifikacji wypadku),
• sporządzenie przez zespół i zatwierdzenie przez pracodawcę protokołu powypadkowego,
• doręczenie – niezwłocznie po zatwierdzeniu – protokołu poszkodowanemu lub (gdy wypadek miał skutek śmiertelny) jego rodzinie,
• doręczenie – niezwłocznie po zatwierdzeniu – protokołu właściwemu inspektorowi Państwowej Inspekcji Pracy,
• zarejestrowanie wypadku w rejestrze prowadzonym przez pracodawcę,
• sporządzenie Statystycznej karty wypadku GUS,
• dokonanie oceny ryzyka zawodowego związanego z miejscem pracy, w którym doszło do wypadku, wyciągnięcie wniosków i zastosowanie środków prewencyjnych (na podst. Państwowa Inspekcja Pracy: Wypadek przy pracy – zasady postępowania).

Zgodnie z definicją zawartą w art.3 ust.2 ustawy wypadkowej na równi z wypadkiem przy pracy traktuje się wypadek, któremu pracownik uległ: 

• w czasie podróży służbowej, chyba że wypadek spowodowany został postępowaniem pracownika, które nie pozostaje w związku z wykonywaniem powierzonych mu zadań;
• podczas szkolenia w zakresie powszechniej samoobrony;
• przy wykonywaniu zadań zleconych przez działające u pracodawcy związki zawodowe.

Pracownik, który uległ wypadkowi w pracy, ma prawo do zasiłku chorobowego w wysokości 100% podstawy zasiłku. Poszkodowany może również złożyć wniosek do ZUS o jednorazowe odszkodowanie.

Zgłaszania, ustalania okoliczności i przyczyn wypadków pracowniczych podczas pracy, w drodze do i z pracy oraz  studentów i doktorantów w czasie realizacji programu kształcenia na Uniwersytecie Kazimierza Wielkiego należy dokonywać zgodnie z Zarządzeniem Rektora UKW.