Wyjazdy krajowe
Zasady rozliczania wyjazdów krajowych ze środków na badania
Zasady rozliczania wyjazdów krajowych reguluje Zarządzenie Nr 77/2020/2021 Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 2 czerwca 2021 r. w sprawie Regulaminu dotyczącego krajowych i zagranicznych wyjazdów pracowników Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego oraz zasad finansowania kosztów wyjazdów krajowych i zagranicznych osób niebędących pracownikami uczelni, oraz Zarządzenie Nr 38/2021/2022 Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 14 marca 2022 r. zmieniające Zarządzenie Nr 77/2020/2021 Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 2 czerwca 2021 r., oraz Zarządzenie Nr 21/2022/2023 Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 17 stycznia 2023 r. zmieniające Zarządzenie Nr 77/2020/2021 Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 2 czerwca 2021 r.
Na podstawie (art. 23 ust. 2 pkt 2) ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2021 r. poz. 478 z późń. zm.)
Wyjazdy pracowników rozlicza się na podstawie:
- Wniosku wyjazdowego dotyczącego działalności naukowej (nie dotyczy konsultacji, kwerend i badań terenowych trwających maksymalnie dwa dni), (załącznik nr 2)
- druku polecenia wyjazdu służbowego (dokument delegacji, załącznik nr 1)
- oświadczenia do rozliczenia podróży krajowej (dotyczy diet, załącznik nr 3)
- ewidencji przebiegu pojazdu (+ umowa na używanie samochodu osobowego do celów podróży służbowej) - w przypadku podróży służbowej prywatnym samochodem (załącznik nr 15).
Wyjazdy krajowe osób niebędących pracownikami uczelni (doktorantów, ekspertów, wykonawców projektu) rozlicza się na podstawie:
- Wniosku o finansowanie kosztów wyjazdu krajowego (Załącznik nr 5a, 6a)
- Umowy wyjazdowej (Załącznik nr 5b, 6b)
- Rozliczenia kosztów wyjazdu (Załącznik nr 5c, 6c)
- W przypadku doktorantów ew. Ewidencji przebiegu pojazdu (Załącznik nr 15) (+ umowa o używanie pojazdu doktoranta do celów badawczych) - w przypadku podróży służbowej prywatnym samochodem (Załącznik nr 4/2023)
- faktur/rachunków wystawionych na dane Uniwersytetu
- biletów komunikacji publicznej.
W przypadku krajowych płatnych konferencji /szkoleń w trybie on-line obowiązuje złożenie Wniosku wyjazdowego dotyczącego działalności naukowej/ Umowy wyjazdowej do Działu Nauki.
Wyjazdy służbowe w celach naukowych samochodem prywatnym, rozlicza się:
- Wniosku o wyrażenie zgody na używanie pojazdu do celów podróży służbowej (Załącznik nr 1/2023) , w przypadku doktorantów (załącznik nr 3)
- Umowy na używanie samochodu osobowego do celów podróży służbowej (w dwóch egzemplarzach) lub aneksu do umowy (w dwóch egzemplarzach) (Załącznik nr 2/2023, 14), w przypadku doktorantów (załącznik nr 4, załącznik nr 19)
- Ewidencji przebiegu pojazdu (Załącznik nr 15).
Wyjazdy odbyte przed datą podpisania umowy o kilometrówkę nie podlegają rozliczeniu.
Prawidłowo wypełniony dokument delegacji powinien zawierać:
- pieczątkę jednostki organizacyjnej, numer delegacji
- datę i miejsce wyjazdu
- cel wyjazdu
- środek lokomocji
- podpis dysponenta środków (!), pracownika i przełożonego
- informacje o źródle finansowania
- datę, godzinę oraz miejscowość wyjazdu i powrotu.
Aktualne stawki (2024):
- pełna dieta - 45 zł
- nocleg max. 900 zł
- ryczałt za nocleg - 67,50 zł za każdy nocleg
- ryczałt na dojazd - 9 zł za każdą rozpoczętą dobę.
Wyjazdy na konferencje
Wyjazdy na konferencje rozliczane są na podstawie wniosku wyjazdowego/umowy o wyjazd krajowy (patrz Formularze) z dołączonymi informacjami o konferencji od organizatorów (w tym wysokość opłaty konferencyjnej i numer konta, na które opłatę należy przelać, maksymalny termin dokonania opłaty) oraz orientacyjnym kosztorysem, a także delegacji (w przypadku doktorantów druku rozliczenia), którą należy pobrać w macierzystej jednostce i która musi być dwukrotnie podpisana przez dziekana (z przodu i z tyłu)
Wyjazdy na kwerendy dłuższe niż dwudniowe, badania terenowe, konsultacje itp. rozliczane są na podstawie wniosku wyjazdowego/umowy o wyjazd krajowy, z dołączonym planem kwerendy i kosztorysem wyjazdu oraz delegacji (druku rozliczenia).
Wyjazdy na kwerendy, badania terenowe, konsultacje jedno i dwudniowe rozliczane są na podstawie delegacji (nie dotyczy doktorantów, ekspertów oraz wykonawców w projekcie, Ci rozliczają się na podstawie umowy i druku rozliczenia!)
Wyjazdy na staż naukowy krajowy odbywają się na podstawie złożonego pisma do Prorektora ds. Nauki wraz z załącznikami, w tym wniosku wyjazdowego.
UWAGA!
Wszystkie dokumenty składane do Działu Nauki powinny zostać dostarczone nie później niż 14 dni przed planowaną podróżą.
W przypadku obowiązku opłaty wpisowego na konferencję wniosek należy złożyć nie później niż 14 dni przed upływem daty dokonania opłaty.
Wniosków wyjazdowych dotyczących działalności naukowej/ Umów o wyjazd krajowy składanych po dacie wyjazdu nie rozpatruje się.
Zmiana w realizowanej podróży służbowej, zarówno krajowej jak i zagranicznej lub jej przerwanie w odniesieniu do planu określonego we wniosku wyjazdowym wymagają zgody bezpośredniego przełożonego Dziekana/Dyrektora, właściwego prorektora oraz kierownika projektu, jeśli wyjazd jest realizowany w jego ramach.
